LAVORO: CONSIGLI PER GESTIRE TEMPO E STRESS

Imparare a gestire al meglio il proprio tempo vuol dire evitare di farsi dominare dagli eventi imprevisti e continuare ad essere focalizzati verso il raggiungimento degli obiettivi professionali più importanti. Come imparare dunque ad essere un vero effective time manager? Ecco alcune delle strategie e tattiche che utilizzo durante gli incontri di business coaching con i miei clienti.

1 Stabilisci delle priorità.
 Non è possibile fare di tutto, impara a privilegiare le cose realmente importanti e lascia andare tutto il resto. Applica il principio 80/20 fondamentale nella definizione delle priorità: individua le attività più importanti e che producono i maggiori risultati e concentrati su di esse. Puoi utilizzare la matrice di Eisenhower che aiuta nell’individuazione più appropriata di cosa e quando fare qualcosa.

2 Scrivi un piano giornaliero delle cose che hai da fare (to do list)
Organizza la tua giornata prima di iniziarla: scrivi il tuo piano al mattino presto o, meglio ancora, la notte prima di andare a dormire. Preparare un piano offre l’opportunità di avere una buona panoramica di come si svilupperà la giornata e di organizzarla al meglio. Il tuo compito sarà solo quello di aderire nel miglior modo possibile a quanto programmato.
3 Stabilisci un limite massimo di tempo per attività
Stabilisci un limite massimo di tempo da dedicare ad ogni attività che devi svolgere. Per esempio: Compito X, 1 ora di tempo, dalle 9 alle 10; compito Y,  ore di tempo, dalle 10 alle 13 e così via.. Questo impedirà alle diverse attività di trascinarsi oltre misura e di erodere tempo prezioso riservato per altre attività.
4 Usa un calendario per pianificare e distribuire le attività nell’arco delle settimane.
Non bisogna commettere l’errore di organizzare il proprio tempo utilizzando come unità di misura il giorno. Il tempo che noi viviamo è suddiviso in settimane e mesi. I giorni della settimana tra di loro non sono indifferenti. I compiti che possono essere svolti il lunedì non è detto che possano essere svolti indifferentemente il martedì o il mercoledì.
Un calendario, grazie alla suddivisione del tempo in settimane e mesi ci offre la possibilità di pianificare nel medio periodo e di distribuire le attività giornaliere equamente. Utilizza Outlook o Lotus Notes per pc, oppure Ical  per Mac, o Google Calendar on line. Sincronizza il tuo calendario con il cellulare e tablet, così da  accedere al tuo piano di lavoro, ovunque ti trovi.
5 Concentrati su un compito specifico.
Nonostante qualcuno ancora lo speri e diversamente dai computer, non siamo multitasking ( termine utilizzato in informatica e indica la capacità, da parte di un sistema operativo, di elaborare contemporaneamente più programmi e di gestirli l’uno indipendentemente dall’altro). Se cerchi di fare più cose contemporaneamente (parlare al telefono e rispondere alla posta elettronica, navigare su internet e compilare un foglio Excel) stai sicuro che non otterrai nulla. Concentrati invece su un solo compito fondamentale alla volta.
6 Blocca tutti i distrattori.
Che cosa ti distrae di solito nel tuo lavoro? Il bip di messanger e whatsapp, la chat di facebook? Gli squilli del telefonino? Le continue interruzioni dei tuoi colleghi? Il suono della posta elettronica? Quando lavori chiudi tutte le applicazioni del pc e del cellulare che non stai utilizzando in quel preciso momento, chiudi le chat del telefono, elimina la suoneria. Concentrati esclusivamente su quello che stai facendo in quel preciso momento. Sarai più efficiente e avrai molto più tempo da dedicare, successivamente, ad altre attività, ai colleghi, a richiamerai le persone che ti hanno cercato. Non avere distrazioni continue ti aiuterà a concentrarti meglio e ad essere più produttivo.

Applicando metodicamente le strategie e le tattiche, i risultati sul lavoro migliorano in maniera misurabile e rapida. Quando vuoi saperne di più: sarasantoni@businesstude.com